Na początku listopada odbyła się druga edycja Zjazdu Beneficjentów Projektów Solidarności EKS. Prowadziłem ją wspólnie z Kamilem Oleszkiewiczem.
To powrót do Trójmiasta. W 2022 roku Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji, która jest operatorem programu, przeprowadziła pilotaż w Gdańsku (relacja TUTAJ). Druga edycja Zjazdu Beneficjentów Projektów Solidarności EKS odbyła się po sąsiedzku – w Gdyni.
Idea pozostała bez zmian – chodziło o sieciowanie osób, które dzięki programowi realizują oddolne inicjatywy w Polsce. Chcieliśmy też stworzyć przestrzeń do wymiany dobrych praktyk i wykorzystać elementy treningu twórczości do wypracowania nowych narzędzi. Wszystko po to, żeby podnosić jakość Projektów Solidarności EKS.
Wydarzenie przyciągnęło sporą grupę osób. W sumie 41 reprezentantek i reprezentantów grup inicjatywnych i organizacji wspierających. Niektóre twarze kojarzyłem z poprzedniego Zjazdu lub szkoleń wprowadzających do programu. Z większością miałem okazję spotkać się po raz pierwszy.
Wtorek: wejście w proces
Zaczęliśmy wspólną kolacją we wtorek. Tuż po niej przyszedł czas na pierwszą sesję, w ramach której uporządkowaliśmy organizacyjne tematy i daliśmy przestrzeń do lepszego poznania. Oprócz klasycznych zabaw w stylu EKSingo (EKS-owe bingo) i sesji szybkich rozmów, pozwalającego na przełamanie pierwszych lodów, wykorzystaliśmy też kilka innych narzędzi. Między innymi – testowaliśmy pomysł na coś w rodzaju… analogowego facebooka.
A może – facewalla?
Każdej z osób zrobiliśmy zdjęcie Instaxem. Następnie, fotografia była mocowana do dużej koperty, na której prosiliśmy o wpisanie imienia i tematów rozmów lub obszarów, w których dana osoba ma najwięcej do zaoferowania grupie. Tak przygotowana wizytówka trafiała na ścianę.
Podczas Zjazdu każdy mógł umieszczać w kopertach notatki, dzielić się materiałami promocyjnymi albo innymi materiałami.
Środa: mniejsze grupy i zarządzanie energią
Pierwszy pełny dzień Zjazdu otworzyliśmy równoległymi sesjami.
Kamil dzielił się wiedzą z zakresu promocji i udostępniania rezultatów działań. Zaprosił grupę do przygotowania rolek i podpowiadał, jak wykorzystać Chat GPT do wsparcia działań promocyjnych. Przygotował też szablon, ułatwiający stworzenie notki prasowej i dawał wskazówki odnośnie współpracy z mediami.
Ja skupiłem się na optymalizacji ryzyka projektowego. Jeszcze przed startem Zjazdu poprosiliśmy osoby uczestniczące o wypełnienie ankiety z największymi wyzwaniami, z jakimi mierzą się w trakcie realizacji Projektów Solidarności EKS. Odpowiedzi pogrupowałem w 7 obszarów tematycznych:
- planowanie i cele
- motywacja w grupie inicjatywnej
- komunikacja i współpraca wewnątrz grupy inicjatywnej
- tematyka projektu
- osoby uczestniczące
- współpraca z Partnerami
- finanse i rozliczenia
Podczas warsztatów – z pomocą aplikacji Mentimeter – nanosiliśmy je na macierz analizy ryzyka. W kolejnym kroku zaprosiłem grupę do dzielenia się dobrymi praktykami i sposobami na zarządzanie ryzykiem w danych obszarach.
Kiedy sięgać po energizery?
Wymianie dobrych praktyk służyła też kolejna, tym razem prowadzona wspólnie, sesja. Przyjrzeliśmy się bliżej zarządzaniu energią grupy.
Punktem wyjścia były energizery. Szczerze mówiąc – nie jestem ich wielkim fanem. Wychodzę z założenia, że moduły szkoleniowe powinny być przemyślane w taki sposób, żeby angażować uczestniczki i uczestników zajęć bez konieczności sięgania po pobudzające ćwiczenia. W sali szkoleniowej widziałem wiele przykładów bezmyślnego sięgania po energizery – na przykład jako sztywny punkt po obiedzie, niezależnie od faktycznych potrzeb grupy.
Z tego względu zależało mi, żeby pokazać szersze podejście do zarządzania energią grupy. Zgodnie z zasadą, że energizery mają sens wtedy, kiedy grupa ich potrzebuje.
Wspólnie z Kamilem przygotowaliśmy kilka pomysłów na monitorowanie poziomu energii grupy. Pokazaliśmy też przykładowe ćwiczenia na zwiększenie energii grupy, ale też… na jej obniżenie albo koncentrowanie uwagi. Część propozycji od razu ćwiczyliśmy – po to, żeby dać szansę na zanurzenie w doświadczeniu.
Wykorzystać kreatywność
Kolejnym krokiem było wykorzystanie elementów treningu twórczości. Osoby uczestniczące, połączone w grupy, miały za zadanie opracować autorskie ćwiczenia. Część z nich służyła pobudzeniu energii, część – wyciszeniu albo uważności. Żeby podnieść poprzeczkę, a przy okazji zadbać o nieco większą różnorodność propozycji, każdy z zespołów losował warunek, który musiała spełnić proponowana aktywność.
Powstało 8 propozycji, które od razu testowaliśmy w działaniu i usprawnialiśmy. Jedna z grup zaprosiła mnie do rysunkowej sztafety, w której co chwilę zmieniały się warunki i trzeba było błyskawicznie reagować na nowe wizje narratora. Przy stoliku obok pracował zespół, który zmodyfikował zabawę ciepło-zimno do ćwiczenia koncentracji i usprawnienia komunikacji w zespole.
Każde z ćwiczeń trafiło na kartę pracy, dzięki czemu po zakończeniu Zjazdu mogliśmy podzielić się z grupą projektowym narzędziownikiem.
Czwartek: orientalne smaki i aromaty, lokalne dobre praktyki
Nie przesadzę, jeśli stwierdzę, że druga edycja Zjazdu Beneficjentów Projektów Solidarności EKS to przede wszystkim bazar dobrych praktyk.
Dzień zaczęliśmy od sesji wprowadzającej w możliwości YouthPass. To certyfikat, który mogą otrzymać osoby, zaangażowane w inicjatywy, realizowane w ramach Europejskiego Korpusu Solidarności i Erasmus+. Co ciekawe, mają wpływ na to, co znajdzie się w jego treści. Ważną częścią YouthPass jest autorefleksja i subiektywna ocena nowych kompetencji. Więcej na temat certyfikatu W TYM MIEJSCU.
Podczas, gdy Viktoriia Khyzhniak z zespołu Projektów Solidarności EKS dzieliła się z grupą możliwościami YouthPass, wspólnie z Kamilem przygotowywałem ostatnie elementy bazaru dobrych praktyk. To autorski pomysł Kamila, który daje szansę na zaangażowanie w wymianę pomysłów wszystkich osób, uczestniczących w sesji. Z mojej perspektywy to o wiele ciekawsze, niż format szybkich prezentacji a’la projektowy TED Talk.
Jak wyglądało to w praktyce? Zabraliśmy grupę na orientalny bazar, pełen zapachów, smaków i kolorów. Dosłownie. Rozstawiliśmy swój stragan, z którego każda osoba mogła poczęstować się kartami dobrych praktyk w obszarze, w którym miała najwięcej protipów do podzielenia się z innymi (oprócz tego mieliśmy bakalie, chałwę, baklawę i kilka innych wschodnich elementów – łącznie ze stylizacjami i ścieżką dźwiękową).
Każda z obecnych w Gdyni organizacji przygotowywała własne stoisko, na którym mogła zaprezentować jeden projekt. ten, z którego jest najbardziej dumna i który wykorzystuje warte do dzielenia się z innymi praktyki w zakresie budżetu, ekologii, relacji (w zespole), promocji lub w innym, wybranym przez siebie obszarze.
W kolejnym kroku przyszła pora na handel. Jak na prawdziwym targowisku, każdy chciał przyciągnąć klientki i klientów do swojego straganu. Faza była podzielona na dwie rundy, w których osoby uczestniczące przełączały się między rolami kupców i klientów – tak, żeby obejrzeć jak najwięcej propozycji.
Wiedza o tym, co proponują inni była kluczowa. Każdy miał do dyspozycji 3 EKSary (czyli nieoficjalną walutę Europejskiego Korpusu Solidarności), które umozliwiały kupno wybranej dobrej praktyki. Na koniec stworzyliśmy ścianę chałwy chwały, na którą trafiły wszystkie dobre praktyki, które zarobiły co najmniej 1 monetę. Autorki i autorzy najpopularniejszych towarów dzielili się na forum dobrymi praktykami.
Ostatnia czwartkowa sesja to Wieczór z EKS. Wbrew swojej nazwie, nie pojawiły się krępujące telefony do byłych. Zamiast tego przygotowaliśmy serię konkurencji, w których do wygrania był… keks od EKS. Formuła sesji miała sprzyjać lepszemu poznaniu się osób uczestniczących, przy okazji – porządkowała kluczowe informacje. Jak Quiz o EKS, w którym przemyciliśmy główne założenia Projektów Solidarności EKS. Nie zabrakło też gier i zabaw, wykorzystujących kreatywność i współpracę.
Piątek: World Café, NIW i ewaluacja
Ostatni dzień Zjazdu przede wszystkim był okazją do refleksji i uporządkowania informacji.
Na początek zaprosiliśmy grupę do sesji World Café, w trakcie której – w niezobowiązującej atmosferze – była okazja do rozmowy o ważnych aspektach Projektów Solidarności EKS. Olga Kokot i Viktoriia Khyzhniak odpowiadały na pytania, dotyczące współpracy z Narodową Agencją, Magda Szykor zaprezentowała drugi z EKS-owych filarów: projekty wolontariatu, a Anna Michalak opiekowała się wątpliwościami, związanymi z finansową stroną działań. Kamil zapraszał do wykonania kolejnego kroku i dołączenia do Sieci EuroPeers, która skupia młode osoby, chcące dzielić się doświadczeniami z europejskich programów. Więcej o Sieci EuroPeers TU. O formule World Café możesz przeczytać W TYM MIEJSCU.
Kolejne możliwości pojawiły się podczas spotkania z Łukaszem Ofiarą z Narodowego Instytutu Wolności. Dzięki niemu grupa mogła poznać inne konkursy grantowe, których operatorem jest NIW. Dla wielu osób może to być okazja do kontynuowania zmian, zainicjowanych dzięki Projektom Solidarności EKS.
Ostatnia sesja była poświęcona ewaluacji. Nie tylko w odniesieniu do Zjazdu. Rozmawialiśmy o weryfikacji działań na róznych etapach działań – od sprawdzania, czy pomysł faktycznie odpowiada na lokalne potrzeby, przez monitorowanie sytuacji w grupie inicjatywnej, po zbieranie informacji zwrotnej od odbiorców realizowanych działań.
Podobnie, jak w przypadku sesji o zarządzaniu energią, stworzyliśmy zespoły, które projektowały narzędzia. Oprócz zebrania kart pracy i udostepnienia ich po Zjeździe, wypracowane pomysły posłuzyły do stworzenia stacji ewaluacyjnych, które wykorzystaliśmy do oceny spotkania (poza klasyczną rundką i ankietą).
Pomysły na ewaluację
Efektem pracy grup były 4 narzędzia:
- KROPEKS – stacja, na której oceniano różne aspekty Zjazdu poprzez postawienie kropki w wybranym rozmiarze (mała kropka – niewielkie zadowolenie, średnia kropka – duże zadowolenie, duża kropka – zadowolenie przekraczające oczekiwania)
- Kopertowa ewaluacja – narzędzie, wykorzystujące 4 koperty, do których osoby uczestniczące wrzucały swoje odpowiedzi (kategorie: obawy – słuszne, obawy – niesłuszne, oczekiwania – spełnione oraz oczekiwania – niespełnione)
- Pizza ewaluacyjna – stylizowany na pizzę okrąg, na którym osoby uczestniczące odnosiły się do różnych aspektów Zjazdu (im bliżej środka, tym większa ocena, im bliżej brzegów – tym mniejsze zadowolenie z danego aspektu spotkania)
- Kolej-na ewaluację – ocena, wykorzystująca wagoniki. Każdy wagon pociągu odnosił się do innego obszaru, związanego ze Zjazdem (np. wagon konduktorski – prowadzenia sesji, WARS – wyżywienia i zakwaterowania). Osoby uczestniczące doklejały swoje przemyślenia do poszczególnych wagoników, korzystając z karteczek post-it
Dowiedz się więcej
Szczegółowe informacje na temat programu znajdziesz TUTAJ. Polecam, bo to inicjatywa, która ma niski próg wejścia. Zasady są proste, zrozumienie głównych założeń – intuicyjne, a zespół programu – pomocny.
To właśnie zespołowi – Viktorii Khyzhniak i Oldze Kokot – należą się podziękowania. Druga edycja Zjazdu Beneficjentów Projektów Solidarności EKS nie miałby miejsca, gdyby nie ich wsparcie organizacyjne i determinacja. Dziękuję też Kamilowi, z którym – jak zwykle – współpracowało się świetnie.
Autorem zdjęcia, które wykorzystałem jako miniaturę wpisu jest Szymon Łaszewski.